みなさんこんにちは、税理士の古見です。東京の文京区という所で税理士事務所を開業しております。
書類の保存期間についてよく納税者の方からご相談を受けます。ペーパーレス化が進んだとはいえまだまだ仕事上紙を使う機会は多いですからその保存場所の確保は本当に頭の痛いところだと思います。
税法の観点から申し上げますと、
- 法人の場合（法人税法）
①黒字の年度 申告期限の翌日から７年間（３月決算法人の場合は例えば３１年３月決算年度は申告期限が平成３１年５月３１日ですので平成３１年６月１日から７年間）※平成３１年５月３１日は存在しえない年月日ですが現時点（平成３１年１月２４日）で元号が不明のためこのように表現しております。
②赤字の年度 申告期限の翌日から９年間（平成３０年４月１日以降に開始する年度からは１０年間）
- 個人事業主の場合（所得税法）
確定申告期限の翌日から７年間
- 消費税法では
申告期限、確定申告期限の翌日から７年間
です。
書類といってもすべての書類についてこの期間保存しなさいということではありません。保存すべき書類が税法に規定されています。
法人税法では帳簿（総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、補助元帳など）及び書類（棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など）と規定されており、所得税法でもほぼ同様に規定されています。
なお、個人事業主の場合は請求書、見積書、契約書、納品書、送り状などについては５年でよいと別途規定があります。
税法では最大でも１０年間保存していれば問題はないということになりますが、書類によっては期間以上に保存しておいた方がいいものもあります。例えば決算書などは会社の足跡をたどる貴重な資料にもなりますので基本的には永久保存でもいいのかなと思っています。
